Onboarding - Check it out

Onboarding nouveau client – Prospection email

Sommaire

Protocole d’onboarding

➡️ Planifier ensemble la date de lancement de la première campagne

Lien LEMLIST d’affiliation :

https://get.lemlist.com/xu5i8aejg5fd
https://get.lemlist.com/5v3sr0am0sct-lemwarm
https://get.lemlist.com/ryed7kv0hsru-lemcal

Créer un Drive partagé

➡️ Fournir une adresse email pour permettre la création d’un espace drive partagé. Partager les éléments précédents qui permettrons une meilleure assimilation : plaquettes commerciales, messages commerciaux déjà testés, tout éléments utiles de connaissance du secteur comme les normes importantes, certifications ou le vocabulaire.

Créer un dossier principal au nom du client
Ajouter sous-dossiers : Documents, Templates, Suivi campagne, Ressources
Inviter le client avec droits d’édition

1.Nom de domaine miroir (OVH)

➡️ Choisir un nom de domaine miroir ou donner accès au nom de domaine existant.

Vérifier la disponibilité du domaine miroir sur https://www.ovhcloud.com/fr/
Acheter le domaine sur OVH
Activer la protection WHOIS et DNSSEC
Créer une redirection du nom de domaine miroir vers le nom de domaine principal =>

2. Créer un email pro avec OVH

➡️ Choisir le format de l’adresse email (ex. contact@domaine-miroir.com, prenom@domaine-miroir.com ou nom@domaine-miroir.com).

Choix 1 : Créer l’adresse email dédiée 21€ le compte pro annuel : https://www.ovh.com/manager/#/web/email_pro
Choix 2 : au moment de l’achat du domaine miroir, choisir l’option à 30 centimes par mois pour avoir un mail roundcube. Quand le domaine est créé, il faut faire une petite manip avant qu’il n’apparaisse dans les mail car ça bug et ça dit qu’on a pas de compte mail : il faut donc activer celui ci ici =>
Problème : pas de règles de filtrage possible avec roundcube. Je suis donc obligée de rediriger tous les messages vers l’adresse du client (la redirection est créée avec OVH). Je dois donc le prévenir et lui expliquer qu’il peut mettre lui en place une règle sur son outlook ou gmail pour trier ces lemwarmup.

3. Configurer les DNS de l’email pro

Configurer le DNS pour l’ajout d’un email pro : Champ SRV : Sous domaine : _autodiscover._tcp Priorité : 0 Poids : 0 Port : 443 Cible : pro3.mail.ovh.net.
Configurer les DNS (SPF, DKIM, DMARC) avec l’aide de ce guide et celui ci et les captures ci-après.
Tester l’envoi et la réception
Partager les identifiants sécurisés avec le client

DKIM

DMARC : pour recevoir des rapports

Résultats : _dmarc IN TXT "v=DMARC1;p=none;pct=90;rua=mailto:dorine@check-it-out.net;aspf=r;"

SPF

Ajouter dans l’entrée SPF existante v=spf1 a mx include:mx.ovh.com include:_spf.protection.outlook.com -all (s’il s’agit d’un compte mail pro).

Si c’est avec l’offre hébergement v=spf1 include:mx.ovh.com -all suffit).

IMAP & SMTP

A l’ajout d’un nouveau mail dans lemlist, il faut relier ce mail avec lemlist / Lemwarm pour le chauffer.

Avec un mail pro d’OVH ==> cf image en allant dans les paramètre d’outlook chercher le SMTP et l’IMAP

Avec un mail roundcube d’OVH (tuto complet) :

SMPT :

Nom d’utilisateur : Renseignez l’adresse e-mail complète.
Mot de passe : Renseignez le mot de passe de l’adresse e-mail.
Serveur EUROPE (sortant) : smtp.mail.ovh.net ou ssl0.ovh.net.
Serveur AMERIQUE/ASIE-PACIFIQUE (sortant) : smtp.mail.ovh.ca.
Port : 465.
Type de sécurité : SSL/TLS.

IMAP :

Nom d’utilisateur : Renseignez l’adresse e-mail complète.
Mot de passe : Renseignez le mot de passe de l’adresse e-mail.
Serveur EUROPE (entrant) : imap.mail.ovh.net ou ssl0.ovh.net.
Serveur AMERIQUE/ASIE-PACIFIQUE (entrant) : imap.mail.ovh.ca.
Port : 993.
Type de sécurité : SSL/TLS.

POP :

Nom d’utilisateur : Renseignez l’adresse e-mail complète.
Mot de passe : Renseignez le mot de passe de l’adresse e-mail.
Serveur EUROPE (entrant) : pop.mail.ovh.net ou ssl0.ovh.net.
Serveur AMERIQUE/ASIE-PACIFIQUE (entrant) : pop.mail.ovh.ca.
Port : 995.
Type de sécurité : SSL/TLS.

Custom Tracking Domain

Type : CNAME

Sous domaine : max

Valeur : custom.lemlist.com.

3. Configurer l’email sur Lemlist (15 jours avant lancement)

➡️ Choisir la date de lancement de la première campagne. La configuration prendra 15j avant d’envoyer les emails. Il faut prendre en compte que l’abonnement lemlist est couteux et donc démarrer quand on est prêt.

Créer le compte Lemlist avec l’email pro en utilisant le lien d’affiliation : https://get.lemlist.com/5v3sr0am0sct-lemwarm
Configurer les paramètres d’envoi (SPF, DKIM, DMARC validés)
Activer le warm-up automatique pour chauffer l’email
Vérifier la délivrabilité via un test Lemlist
Ajouter le client en tant qu’utilisateur invité si besoin

4. Préparation de la campagne

➡️ Valider une cible définie ensemble pour la première campagne

Centraliser toutes les infos du client dans le Drive, notamment le fichier initial

5. Relecture de la campagne

➡️Accéder à lemlist, vérifier qu’il n’y ai pas de client / prospect dans la liste d’envoi, relire et valider le contenu de la campagne avant lancement

Template de mails

Onbording

Merci pour tes précisions et tes contenus, ça va beaucoup m’aider pour la rédaction des mails.
Merci aussi pour ton GO Voici donc le devis mis à jour et la facture d’acompte en pièce jointe, avec le RIB en fin de facture.

On entre donc dans la phase d’onboarding

Je te propose de planifier un appel ou une visio demain à 16h, mercredi matin ou jeudi matin pour caler ensemble les points suivants :

Définir la date de lancement de la première campagne.
Choisir un nom de domaine miroir (ou me donner accès à ton domaine existant).
Définir le format de l’adresse email (ex. contact@, prenom@ ou nom@domaine-miroir.com).

À savoir : la configuration prend environ 15 jours à 3 semaines, le temps de “chauffer” l’adresse email pour optimiser la délivrabilité et éviter les spams.

Ensuite, une fois ces paramètres en place :

Je t’ouvre un accès à Lemlist.
Tu pourras vérifier qu’aucun client/prospect sensible ne figure dans la liste.
On relira et validera ensemble le contenu de la campagne avant le lancement.

Accès & infos tôt

Bonjour Florio,

Voici ton identifiant de connexion MAIL DE CONNEXION pour accéder à lemlist et voir les campagnes directement, je t’envoie les mots de passe associés par linkedin par sécurité.

Je te partage aussi ici le lien d’un google drive partagé où je centralise les fichiers et contenus.

Pour info :

– J’ai terminé ta configuration de ton domaine NOM DE DOMAINE.

– La redirection de ton domaine miroir vers ton nom de domaine principal est bien configuré. Ce nom est invisible si on le cherche sur un moteur de recherche, mais si on rentre l’adresse alors on est redirigé vers ton domaine principal.

– J’ai paramétré et configuré ton compte Lemwarm qui « chauffe » ton domaine.

On verra ensemble la prochaine fois comment mettre une règle pour éviter de recevoir les mails de chauffe et je paramétrerai à ce moment-là la redirection vers ton mail principal.

Je poursuis avec la recherche de prospects !

Accès & infos tardif

Bonjour PRENOM,

Merci, j’ai bien tout reçu. Super travail !

Pour info, comme convenu lemwarm est bien en route et ton score de délivrabilité progresse à vue d’oeil ! Encore quelques mails et ce sera bientôt bon.

Aussi, la redirection de ton domaine miroir vers ton nom de domaine principal est bien configuré. Ce nom est invisible si on le cherche sur un moteur de recherche, mais si on rentre l’adresse alors on est redirigé vers ton domaine principal.

De mon côté j’ai aussi travaillé sur ton contenu, surtout une première proposition pour les bailleurs sociaux dans lemlist comme ça on pourra fusionner nos versions demain.

Voici ton identifiant de connexion MAIL MIROIR pour :

– accéder à lemlist et voir les campagnes directement,

– accéder à ton compte mail – je peux faire une redirection si c’est plus simple pour toi.

Je t’envoie les mots de passe associés par linkedin par sécurité.

Je te partage aussi ici le lien d’un google drive partagé où je centralise les fichiers et contenus.

Bien à toi & à demain !